Audits van de accountants verlopen lang niet altijd soepel. Dit komt met name doordat organisaties overvallen worden met allerlei vragen van de accountants en niet precies weten wat er van hen wordt verwacht. Wij zorgen ervoor dat u goed bent voorbereid op de vragen van de accountant, zonder dat uw medewerkers worden overbelast.
Accountants stellen jaarlijks steeds meer eisen aan de op te leveren documenten. Veel organisaties worstelen met het voldoen aan al die eisen, met als gevolg stress op de financiële afdeling, het niet behalen van belangrijke deadlines, het verstoren van het lopende financiële proces en een hoge meerwerknota van de accountant achteraf. Herkent u zich in deze problemen? Wij helpen u bij het reduceren van deze stress en zorgen ervoor dat u beter voorbereid bent op de vragen van de accountant.
De accountantscontrole verloopt niet soepel
Het komt regelmatig voor de accountantscontrole niet soepel verloopt. Er komt veel op uw organisatie af. Dat zorgt voor stress op de financiële afdeling. Daarnaast weten veel medewerkers vaak niet precies wat er van hem of haar verwacht wordt en zien ze de toegevoegde waarde van de jaarrekeningcontrole niet.
Het inzichtelijk houden van uw administratie en de onderliggende documentatie is niet enkel van toegevoegde waarde op het jaarrekeningproces, het is tevens van belang als periodieke sturingsinformatie. Het optimaliseren van (de administratieve) processen in uw organisatie zorgt ervoor dat u eerder klaar bent voor de jaarrekeningcontrole én dat dit proces minder belastend is voor uw medewerkers.
Hoe komt u tot een versoepeling van het proces?
Het is voor u van belang duidelijke procedures te hebben, zodat iedereen weet wat zijn of haar taken zijn en welke vastleggingsvereisten hierbij aanwezig zijn. Wij onderscheiden vijf belangrijke items in het proces tot ‘audit readiness’:
1) Verantwoordelijkheden van iedereen in de organisatie
Een veel voorkomende inschattingsfout van organisaties is dat ze verantwoordelijkheid van de jaarrekening enkel bij de financiële administratie neerleggen. De jaarrekening is het (financiële) gevolg van alle processen in een organisatie. Daarmee heeft iedereen zijn/haar verantwoordelijkheid voor het einddoel.
Om dus de juiste informatie tijdig en volledig te verkrijgen is het van belang dat iedereen in de organisatie zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheden en de daarbij behorende vastleggingen.
2) Interne beheersingsmaatregelen
Inzicht in de eigen processen en hiaten in de processen zijn van toegevoegde waarde op het controleproces. Veel organisaties vinden van zichzelf dat de processen goed lopen, maar toch constateert de accountant dat de vastlegging hieromtrent vaak te wensen over laat. Het constateren van (significante) tekortkomingen door de accountant leidt tot aanvullende testwerkzaamheden en meerwerknota’s die voorkomen hadden kunnen worden.
Door uw processen te optimaliseren en de juiste vastleggingen te implementeren kan uw accountant mogelijk steunen op uw interne beheersingsmaatregelen. Hiermee kunnen de gegevensgerichte controles door de accountant geminimaliseerd worden, wat een positief effect heeft op de druk op uw organisatie en de nota van de accountant.
Daarnaast moeten de interne beheersingsmaatregelen van een minimaal niveau zijn om überhaupt tot een goedkeurende verklaring te kunnen komen. Wij kunnen u ondersteunen in het inzichtelijk maken van vereiste beheersingsmaatregelen en een verbeterplan opstellen met een kosten/baten analyse, zodat u een goede keuze kunt maken.
3) Documentatie
Hoort u uw medewerkers weer klagen over de lange lijst met opgevraagde documenten door de accountant? Wij ondersteunen u bij het inzichtelijk maken hoe u deze documentatie het beste op kan leveren. Een goede en duidelijke aanlevering zorgt voor minder vragen (dus achteraf minder druk op uw medewerkers). Hoe meer u doet, hoe minder de accountant hoeft te doen.
Door de wensen van beide partijen goed af te stemmen en tijdig een volledig balansdossier op te leveren kan de jaarrekeningcontrole met minder middelen worden gedaan, hetgeen resulteert in een lagere fee.
4) Alle kennis in huis?
Zoals in een eerdere blog al is beschreven veranderen de verantwoordelijkheden van CFO’s continu. Het is bijna niet meer mogelijk om overal van op de hoogte te zijn. Dit geldt zowel voor technologische ontwikkeling, als voor ontwikkelingen in de wet- en regelgeving.
U moet als organisatie op de hoogte zijn van de huidige verslaggevingsstandaard, maar de accountant kan ook van u verwachten dat u gebruik maakt van IT-specialisten, data management specialisten, waarderingsspecialisten etc. Een multidisciplinair intern team kan de audit kosten significant verlagen. Wij ondersteunen u graag bij het inzichtelijk maken welk team het beste bij u past, met daarbij de kosten/baten analyse.
5) Technologie
Technologie is in een steeds belangrijkere mate onderdeel van uw organisatie en daarmee ook onderdeel van de controle van de accountant. Daarbij wordt de IT omgeving gebruikt bij onderdeel 2 en 3. Wilt u uw organisatie nu ook IT Audit Ready maken? Daarbij ondersteunen wij u ook graag. Met onze specialisten zullen wij de IT Risico’s in kaart brengen, waarna we interne beheersingsmaatregelen identificeren en deze vastleggen in een master control framework.
Ondersteuning bij het proces en vervolgstappen
Aanvullend kunnen wij u ondersteunen bij een intern audit plan, position papers voor de schattingsposten in de jaarrekening, ondersteuning bij overige onderdelen van de jaarrekening (bijvoorbeeld onderhanden projecten, WNT verantwoording etc). Indien u tot de conclusie komt dat uw medewerkers geen beschikbaarheid hebben om de accountant te woord kunnen staan zullen wij desgewenst ook als aanspreekpunt dienen voor uw externe accountant.
De kwaliteit van uw interne beheersing is hierdoor significant verbeterd. Wilt u continue monitoring door juiste financiële rapportages? Dan hebben wij BI specialisten die uw inzicht in uw eigen organisatie kunnen verbeteren.
Hoe blijft u op de hoogte?
Bent, of kunt, u een organisatie die voor deze uitdagingen staat? Vanuit Qconcepts kunnen wij ervoor zorgen dat u audit ready bent. Heeft u daarnaast nog vervolgvragen of wilt u graag een keer met ons sparren, neem dan vrijblijvend contact op met: Seth Minten (Seth.minten@qconcepts.nl, +316 82 98 60 95).
