Werken v2

Gedragscode

Versie januari 2021

Werken v2

Inleiding

Qconcepts wil een integere en betrouwbare organisatie zijn, waar we allemaal trots op kunnen zijn. Onze reputatie is gestoeld op de waarden en normen die we iedere dag opnieuw met elkaar waarmaken. De Gedragscode maakt kort en bondig duidelijk waar Qconcepts voor staat en wat er van ons wordt verwacht. De gedragsregels in de code hebben tot doel houvast te bieden en richting te geven aan onze dagelijkse activiteiten. Maar de Gedragscode is geen vrijblijvend document. Iedereen dient zich aan deze regels te houden en elkaar te helpen de juiste afwegingen te maken. De gedragscode omvat onze manier van werken.

In onze sector hebben we dagelijks te maken met een veelheid aan regels, wetten, richtlijnen en voorschriften, en natuurlijk met de eigen standaarden en het interne beleid van Qconcepts. Maar hiermee zijn niet alle mogelijke gedragssituaties afgedekt. Daarom is er als extra ondersteuning een Gedragscode ontwikkeld voor alle medewerkers van Qconcepts. Onze Gedragscode is gebaseerd op onze visie op integriteit, zoals uiteengezet in ons integriteitsbeleid en geeft in de praktijk inhoud aan dit beleid.

De Gedragscode geeft ook het raamwerk waaraan wij onze specifieke, lokale invulling geven. Ieder van ons wordt geacht niet alleen de richtlijnen uit de Gedragscode te kennen en te begrijpen, maar ook de waarden waarop deze zijn gebaseerd te onderschrijven. Kennen en begrijpen is echter niet voldoende We hebben ook de plicht de inhoud en de
strekking van onze Gedragscode na te leven en anderen aan te moedigen hetzelfde te doen. Bovendien wordt van ons verwacht dat we eventuele vragen en problemen via de juiste kanalen aan de orde stellen. Hoewel de
Gedragscode duidelijke richtlijnen biedt met betrekking tot de normen voor gewenst gedrag, kan geen enkele gedragscode elke situatie omvatten waarin mensen terecht kunnen komen. Iedereen in de organisatie is zelf verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op zijn of haar gedrag. Bij vragen of dilemma’s over wat wel of niet te doen, is altijd het advies om dit waar mogelijk intern en op een collegiale manier af te stemmen.

Inhoud gedragscode

Hieronder volgen de uitgangspunten Gedragscode, onderverdeeld naar de hoofdonderwerpen: Het hooghouden van onze reputatie, het tentoonspreiden van professioneel gedrag, het respecteren van anderen, het gewenste maatschappelijk gedrag, onze verantwoordelijkheid bij overtredingen jegens het gewenste gedrag.

Het hooghouden van onze reputatie

  • Onze cliënten en collega’s hebben vertrouwen in Qconcepts vanwege onze professionele instelling en integriteit; kwaliteiten die de grondslag van onze reputatie vormen. Wij houden die reputatie hoog.
  • We willen ons alleen richten op cliënten van wie de verwachtingen aansluiten bij onze competenties, die onze diensten waarderen en die voldoen aan de juiste normen van legitimiteit en integriteit.
  • Wanneer we in een forum spreken waarbij het publiek redelijkerwijs verwacht dat wij als vertegenwoordiger van Qconcepts spreken, geven we in principe alleen het standpunt van Qconcepts weer. Wanneer we in ons werk gebruikmaken van faciliteiten van Q-Concepts en van onze cliënten, met inbegrip van materiële, intellectuele en elektronische middelen, doen we dat op een verantwoorde en zakelijk juiste manier en alleen voor wettelijke en toegestane doeleinden.

Het tentoonspreiden van professioneel gedrag

  • We verlenen professionele diensten in overeenstemming met het beleid van Qconcepts en de betreffende technische en professionele normen.
  • We bieden alleen die diensten die binnen ons competentiebereik vallen en streven ernaar niet minder te
    leveren dan we hebben toegezegd.
  • We concurreren scherp en zijn alleen betrokken bij praktijken die legaal en ethisch zijn.
  • We voldoen aan onze contractuele verplichtingen en rapporteren en factureren op een eerlijke manier.
  • We respecteren de vertrouwelijkheid en privacy van onze mensen, onze cliënten en anderen met wie wij zaken doen. Wij houden ons aan de geldende wetten, regels, voorschriften en beroepsstandaarden en
    gaan op gepaste wijze om met kwesties van vertrouwelijkheid en privacy.
  • We willen belangenverstrengeling voorkomen. Indien er sprake is van potentiële belangenverstrengeling en we ervan overtuigd zijn dat de belangen van de betrokken partijen op een juiste wijze kunnen worden
    beschermd door middel van geëigende procedures, zullen wij deze procedures toepassen.
  • We koesteren onze onafhankelijkheid. We beschermen het vertrouwen van onze cliënten en andere belanghebbenden door ons te houden aan de wettelijke en professionele normen die zijn opgesteld om
    ons in staat te stellen zo objectief mogelijk te werken. Hierbij willen wij ervoor zorgen dat onze onafhankelijkheid niet in het geding komt of lijkt te komen. We reageren actief op situaties en omstandigheden die onze objectiviteit in gevaar brengen of lijken te brengen.
  • Wanneer we geconfronteerd worden met moeilijke kwesties of zaken waarbij Qconcepts een risico
    loopt, vragen we advies aan de daartoe bevoegde personen van Qconcepts voordat we tot actie overgaan. We volgen de overlegprocedures die voor ons van toepassing zijn.
  • Het is voor ons onacceptabel om steekpenningen te vragen, te aanvaarden, toe te zeggen of te betalen.
    Onder dit verbod vallen ook smeergeld en ‘cadeautjes’, tenzij hiervoor uitdrukkelijk van tevoren toestemming is verkregen.

Het respecteren van anderen

  • We treden onze collega’s, cliënten en anderen met wie we zaken doen tegemoet met respect,
    waardigheid, eerlijkheid en beleefdheid.
  • We zijn trots op de diversiteit onder onze werknemers en zien dit als een concurrentievoordeel dat moet
    worden gekoesterd en uitgebreid.
  • We committeren ons aan het behoud van een werkomgeving waarin geen sprake is van discriminatie,
    pesterij, ongewenste intimiteiten of represailles.
  • We proberen werk en privéleven met elkaar in evenwicht te houden en anderen hierbij te helpen.
  • We investeren in de doorlopende verbetering van onze vaardigheden en talenten.
  • We bieden onze mensen een veilige werkomgeving.

Het gewenste maatschappelijke gedrag

  • We spreken onze steun uit voor fundamentele mensenrechten en vermijden deelname aan
    bedrijfsactiviteiten waarbij mensenrechten worden geschonden.
  • We handelen op een maatschappelijk verantwoorde manier met inachtneming van de wetgeving,
    gebruiken en tradities van de landen waar we werkzaam zijn en dragen op een verantwoorde wijze bij aan
    de ontwikkeling van gemeenschappen.
  • We streven ernaar zodanig te handelen dat de schadelijke gevolgen van onze bedrijfsactiviteiten voor het
    milieu tot een minimum worden beperkt. Dit omvat verantwoord reizen en vervoer, terugdringen van
    afval en uitstoot waar mogelijk, en een efficiënt gebruik van energie.
  • We worden aangemoedigd maatschappelijke, liefdadigheids- en onderwijsactiviteiten te ondersteunen.
  • We zijn vastberaden internationale en lokale inspanningen te ondersteunen om corruptie en financiële
    misdrijven uit te bannen.

Onze verantwoordelijkheid bij overtredingen jegens het gewenste gedrag

Iedereen heeft de verantwoordelijkheid om de Gedragscode en het beleid van Qconcepts consistent en correct na te leven en anderen te helpen dit ook te doen. We willen iedereen stimuleren twijfels te melden en te uiten op een redelijke, eerlijke en respectvolle manier. Hiervoor is een Klacht- en meldingsregeling opgenomen in ons integriteitsbeleid. De Gedragscode van Qconcepts beschrijft hoe we ons moeten gedragen en hoe we onze zaken doen in uiteenlopende omstandigheden en situaties.

Als er melding wordt gemaakt van inbreuk op onze Gedragscode of als hiervan een vermoeden bestaat, worden er conform deze regeling zoals opgenomen in ons integriteitsbeleid stappen ondernomen om de situatie te onderzoeken en, indien nodig, te verhelpen. Qconcepts zorgt ervoor dat personen die gebruikmaken van de klachten- en meldingsregeling daar geen nadelige gevolgen van ondervinden.

Bij overtreding van de Gedragscode zullen disciplinaire maatregelen worden getroffen, die in het uiterste geval tot ontslag kunnen leiden. Dit geldt ook voor iedereen die tot overtreding aanzet, overtreding goedkeurt of er kennis van heeft en niet direct actie onderneemt om de vertreding te corrigeren.

Kader voor ethische besluitvorming

Om guidance te geven bij de besluitvorming of activiteiten en/of gedragingen in overeenstemming met de gedragscode en het integriteitsbeleid van Qconcepts zijn, kunnen medewerkers en beleidsmakers de volgende stappen met bijbehorende vragen doorlopen.

1. Onderken de gebeurtenis, de beslissing of het probleem
  • Word je gevraagd iets te doen dat volgens jou misschien verkeerd is?
  • Ben je op de hoogte van mogelijk onwettig of onethisch handelen door anderen bij Qconcepts of door een cliënt?
  • Probeer je tot een besluit te komen en weet je niet zeker wat ethisch verantwoord is?

2. Denk eerst goed na voor je iets doet

  • Vat voor jezelf het probleem samen en zorg dat het helemaal helder is.
  • Stel jezelf de vraag wat het dilemma is.
  • Bekijk de verschillende mogelijkheden en consequenties.
  • Ga na voor wie je beslissing gevolgen zou hebben. Vraag anderen om advies.

3. Kies een aanpak

  • Bepaal wat je verantwoordelijkheid is.
  • Houd rekening met alle relevante feiten en informatie.
  • Houd je aan het van toepassing zijnde beleid van Qconcepts of de professionele normen. Beoordeel de
    risico’s en bepaal hoe je deze zou kunnen beperken.
  • Bedenk wat de beste aanpak zou zijn. Vraag anderen om advies.

4. Toets je beslissing

  • Beantwoord de “Relevante Ethische Vragen”. Zie hieronder*)
  • Ga bij het nemen van je beslissing uit van de visie op integriteit van Qconcepts.
  • Zorg ervoor dat je je houdt aan het eigen beleid van Qconcepts, de wettelijke voorschriften en de professionele normen.
  • Vraag anderen om advies - vraag wat zij vinden van je voorgenomen aanpak.

5. Ga zelfverzekerd te werk

  • Stel belanghebbenden op de hoogte van je beslissing en de achterliggende redenen.
  • Denk na over wat je hebt geleerd.
  • Informeer anderen over je successen.

*) Overzicht van relevante ethische vragen:

  1. Is het in strijd met de regels van Qconcepts of de professionele normen?
  2. Voelt het goed aan?
  3. Is het wettelijk toegestaan?
  4. Kan het jou of Qconcepts in een kwaad daglicht stellen?
  5. Voor wie zou dit gevolgen kunnen hebben (anderen binnen Qconcepts cliënten, jouzelf, etc?
  6. Zou je je ervoor schamen als anderen zouden weten dat je deze aanpak hebt toegepast?
  7. Zou je een andere aanpak kunnen volgen waarbij geen ethisch conflict zou ontstaan?
  8. Hoe zou het overkomen in de krant?
  9. Wat zou een redelijk denkende persoon ervan vinden?
  10. Lig je er wakker van?

Tot slot

Zoals eerder vermeld geeft de Gedragscode duidelijke richtlijnen biedt met betrekking tot de normen voor gewenst gedrag, maar kan geen enkele gedragscode elke situatie omvatten waarin mensen terecht kunnen
komen. Iedereen in de organisatie is zelf verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op zijn of haar gedrag. Bij vragen of dilemma’s over wat wel of niet te doen, is altijd het advies om dit waar mogelijk intern en op een
collegiale manier af te stemmen.